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LA GESTION DU MEMBERSHIP

Depuis la parution du numéro 7 du bulletin Le Bé, en décembre 1997, le secrétaire informe régulièrement les membres sur l’état global des effectifs de l’Association et sur leur répartition selon des territoires définis. Les membres sont aussi répartis en quatre trimestres selon le moment de l’année où ils ont adhéré à l’Association. Même si la répartition par trimestre correspond à l’année civile, la date charnière pour les calculs d’effectifs est le 31 mars. C’est le moment où il faut fournir à la Fédération des familles-souches québécoises le relevé qui servira à établir la quote-part à verser sur une base annuelle de 1,75$ par membre en règle.

Les membres qui n’ont pas renouvelé leur adhésion au cours de l’année sont déplacés vers la  banque de données des membres inactifs. S’ils renouvellent ultérieurement, ils vont normalement conserver leur numéro de membre acquis à l’origine et seront simplement réintégrés parmi les membres actifs. Les membres qui ont interrompu leur adhésion pour une longue durée peuvent  être reclassés dans le trimestre correspondant à leur plus récente date de renouvellement.

ProcÉdure de renouvellement

Le renouvellement des adhésions des nos membres est effectué en fonction du trimestre dans lequel ils sont inscrits. La majorité des membres attend l’avis de rappel expédié par le secrétaire pour s’engager de nouveau. Cet avis de rappel renferme un coupon complété à partir des données de notre fichier et permettant de valider les coordonnées principales du membre. Tout membre qui souhaite renouveler son adhésion avant de recevoir l’avis de rappel peut utiliser ce coupon, le compléter et l’expédier avec son chèque à l’adresse postale de l’Association. Le secrétaire conserve ainsi une copie papier comme preuve du paiement. À la réception du chèque, le secrétaire émet et expédie une nouvelle carte de membre. Malgré une certaine lourdeur au niveau de la tâche et quelques frais additionnels, cette pratique est maintenue depuis l’origine. La réception de la carte confirme d’abord au membre que son versement a bel et bien été reçu; de plus, cette carte non renouvelée finirait par être extrêmement vétuste. Elle permet aussi au membre de conserver l’information sur l’adresse de correspondance avec l’Association. Chaque membre devrait aviser le secrétaire de tout changement d’adresse afin d’éviter des retards ou des pertes de correspondance.

Acheminement du paiement

Toutes les cotisations parviennent donc d’abord au secrétaire qui tient la base de données utile pour communiquer avec les membres. La base de données est surtout mise à profit au moment de préparer l’expédition des trois numéros annuels du bulletin Le Bé ainsi que lors de l’expédition des avis de rappel quatre fois par année. Sauf pour des mois où les versements sont très nombreux comme janvier, avril, juillet et octobre, le secrétaire achemine les chèques vers la fin de chaque mois au trésorier qui les dépose dans les jours suivants. Il y a donc parfois un délai assez long entre la réception du chèque et son encaissement par l’Association.

 

 

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